Mahnwesen (Debitorenmanagement)

Automatisch zu Ihrem Geld

Keine überfällige Rechnung bleibt liegen. Mit einem automatisierten Mahnwesen sorgt Ihr System dafür, dass säumige Zahler rechtzeitig erinnert werden – ohne manuelles Nachhalten. Ist eine Rechnung überfällig, generiert die Software automatisch eine freundliche Zahlungserinnerung oder Mahnung und versendet sie per E-Mail. So straffen Sie Ihr Forderungsmanagement und verbessern Ihren Cashflow.

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Weitere Information

Marketing Kampagnen benötigen zu viel Zeit?

bisher / Problem

Das manuelle Schreiben von Mahnungen ist lästig.
Mangelnde Zeit, offene Posten ständig im Auge zu behalten.
Zahlungssäumige Kunden werden übersehen.
Rechnungen bleiben länger unbezahlt als nötig, was zu Liquiditätsproblemen führt.
Das Unternehmen finanziert indirekt das Zahlungsziel der Kunden.
Manuelles Mahnwesen ist unangenehm und beeinträchtigt Mitarbeiter.

jetzt / Lösung

Die Bürde des Mahnwesens wird vollständig abgenommen.
Einmalige Definition von klaren Regeln und Mahnstufen (z.B. Zeitpunkte für Erinnerungen, 1. Mahnung).
Das System überwacht alle offenen Rechnungen kontinuierlich.
Überfällige Zahlungen werden automatisch ausgelöst (E-Mail mit Details und höflichem Text).
Kein säumiger Zahler wird mehr übersehen.
Sie erhalten Ihr Geld schneller, Liquidität wird verbessert.
Der Ton bleibt professionell und konsistent.
Mitarbeiter müssen nur noch in Ausnahmefällen eingreifen (z.B. bei Teilzahlungsvereinbarungen).

Use Cases entdecken

Marketing-Automation

Implementierung

Regelbasierte Mahnläufe

Flexible Einstellung der Mahnstufen (Zahlungserinnerung, 1.–3. Mahnung, Inkasso-Androhung). Jede Stufe hat vordefinierte Texte, Betragsgrenzen und Zeitabstände, die Sie anpassen können.

Automatische Dokumentenerstellung

Das System generiert für jede Mahnstufe ein Schreiben oder E-Mail mit allen relevanten Daten (Rechnungsnummer, Betrag, ursprüngliches Fälligkeitsdatum) – vollständig und formal korrekt

Versand und Protokollierung

Erinnerungen/Mahnungen werden per E-Mail (oder falls gewünscht postalisch) versendet und im CRM/Buchhaltungssystem vermerkt. Ihr Vertrieb oder Buchhalter sieht, wann welcher Kunde gemahnt wurde.

Eskalationshinweise

Reagiert ein Kunde nach der letzten Mahnstufe nicht, erhalten Sie einen Hinweis, um ggf. persönlich nachzufassen oder ein Inkassoverfahren einzuleiten. Somit bleibt kein Fall unbeachtet, bis er abgeschlossen ist.

Automatisierung

profitieren Sie von KI!

Sie verlieren wertvolle Zeit, weil Sie routinierte Aufgaben nicht automatisieren? Hierbei geht nicht nur Arbeitszeit verloren, auch Ihr Wachstum wird dadurch beschränkt. Entdecken Sie, wie Sie sich mithilfe von Automatisierung einen spürbaren Wettberwerbsvorteil verschaffen.

kostenlose Erstberatung

Weitere Anwendungsfälle Finanzen

Unsere Technologie ist flexibel einsetzbar und löst eine Vielzahl von Herausforderungen über den gesamten Workflow hinweg.

Zahlungsabgleich

Automatisieren Sie Ihren Finanzabgleich, indem Sie Kontobewegungen importieren und Zahlungseingänge mit offenen Rechnungen abgleichen.

Lohn- und Gehaltsabrechnung

Automatisieren Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnung, um in jeder Periode Zeit zu sparen und Fehler zu vermeiden.

Rechnungseingang & -verbuchung

Sparen Sie der Buchhaltung unzählige Stunden und eliminieren Fehler durch manuelles Abtippen.

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erfolgreiche Projekte

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Jahre Erfahrung in Künstlicher Intelligenz

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analysierte Unternehmen

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Häufige Fragen

Lohnt sich das überhaupt?

Ja, und oft schneller, als viele denken. Schon kleine Automatisierungen sparen täglich Zeit und reduzieren Fehler. Unsere Kunden berichten regelmäßig von 20-40 % weniger manuellem Aufwand nach wenigen Wochen. KI und Automatisierung lohnen sich also nicht nur für große Konzerne, sondern auch für kleinere Betriebe mit wiederkehrenden Prozessen.

Macht das nicht mein aktueller Software/Website/IT-Anbieter?

Prozessautomatisierung u0026amp; KI sind spezielle Disziplinen. IT-Anbieter optimieren oft ihre eigene Software ohne den ganzen Workflow im Blick zu haben. Die Folge sind teure und ineffektive Lösungen.

Wie schnell sieht man Ergebnisse?

In der Regel zeigen sich erste messbare Ergebnisse bereits nach 1-2 Monaten. Wir starten mit einem klar abgegrenzten Pilotprozess, den wir gemeinsam analysieren und automatisieren. So siehst du früh, welchen konkreten Nutzen Automatisierung in deinem Alltag bringt.

Was kostet die Lösung?

Die Kosten hängen vom Umfang und der Komplexität Ihrer Wünsche ab. Wir bieten skalierbare Modelle, vom einzelnen Workflow bis zur umfassenden Prozesslandschaft. Nach einem kurzen Erstgespräch erhalten Sie ein transparentes, verbindliches Angebot, das zu Ihrem Budget passt.

Muss ich dafür meine bestehende Software austauschen?

Nein. Unsere Lösungen integrieren sich nahtlos in bestehende Systeme, ganz gleich, ob Sie mit ERP-, CRM- oder Office-Anwendungen arbeiten. Wir setzen auf Schnittstellen, APIs und RPA-Technologien, die Ihr aktuelles Setup optimal ergänzen.

Wie sicher sind meine Daten?

Datenschutz steht bei uns an erster Stelle. Wir arbeiten ausschließlich DSGVO-konform und hosten unsere Systeme auf sicheren Servern innerhalb der EU. Alle Daten werden verschlüsselt übertragen und nur für den vereinbarten Zweck verarbeitet.

Was, wenn die KI Fehler macht?

Jede KI-Lösung wird regelmäßig überprüft, getestet und bei Bedarf angepasst. Unsere Systeme arbeiten mit klaren Qualitätskontrollen und menschlicher Aufsicht. So bleibt der Mensch immer in der Verantwortung, die KI unterstützt und übernimmt monotone Aufgaben.

Wie aufwendig ist die Einführung?

Wir übernehmen den größten Teil für Sie. Nach einem Analysegespräch kümmern wir uns um Einrichtung, Anpassung und Schulung. Die meisten Automatisierungen sind innerhalb weniger Tage einsatzbereit, ohne Eingriff in die bestehenden Systeme.